IFLA 2012 –konferenssin aikana 11 – 17.8. 2012 Helsinkiin saapuu 3000-4000 kansainvälistä vierasta. Asiantuntevaa opastusta tarvitaan koko viikon ajan hyvin monessa kohteessa aina lentokentältä suomalaisen kirjastomaailman monikieliseen esittelyyn.
Vapaaehtoistyöntekijöiden tehtäväkuvat selviävät vasta kevään 2012 aikana, sillä kaikki käytettävät tilat ja toiminnan ajankohdat varmistuvat kun tiedetään konferenssiin osallistujien määrä ja järjestettävät tilaisuudet. Vapaaehtoisvoiman tarpeen määrittelee konferenssitoimisto K.I.T. Group, jolle IFLA on delegoinut käytännön järjestelyt. Suomalaiset ovat mukana asiantuntijoina arvioimassa opastuksen tarvetta ja ohjaamassa oikeaa työvoimaa kuhunkin tehtävään. Vapaaehtoisilla on oma ryhmänsä Facebookissa.
Kansallisella järjestelykomitealla ei ole mahdollisuuksia järjestää majoitusta vapaaehtoistyön aikana.